Fatturazione elettronica: ogni giorno più semplice

Come cavarsela nella fatturazione elettronica? Niente panico! Qui troverete alcuni consigli utili per aziende e professionisti.

Sono trascorsi ormai più di sei mesi dall’introduzione effettiva della fatturazione elettronica, nello specifico il 1° Gennaio 2019. Il passaggio dalla fattura cartacea alla e-fattura ha inizialmente creato alcuni problemi legati principalmente alla compilazione della fattura digitale e al funzionamento della sua trasmissione. Tuttavia a distanza di mesi si può sicuramente notare una netta velocizzazione del sistema di compilazione e trasmissione delle fatture, soprattutto da parte dei soggetti privati.

Come ormai ben sappiamo la fattura è un documento fiscale che deve essere obbligatoriamente emesso a seguito di uno scambio di beni e servizi o di una prestazione professionale. Cos’è cambiato con la fatturazione elettronica? Quest’ultima, non essendo cartacea, necessita di un computer, uno smartphone o un tablet per essere compilata e, ovviamente, è necessaria una connessione internet. Il formato della fattura elettronica è l’XLM realizzato da un software o un’app apposita; il formato è stato denominato FatturaPA.

Nello specifico sono tre i tipi di programmi predisposti dall’Agenzia delle entrate per la compilazione delle fatture elettroniche:

1. la procedura web: per utilizzare questa procedura si deve accedere al sito internet dell’Agenzia delle Entrate nel portale “Fatture e Corrispettivi”;
2. l’applicazione: attraverso una semplice ricerca sugli store Android o Apple è possibile scaricare l’App chiamata Fatturae che si occupa della compilazione e gestione delle fatture elettroniche;
3. il software: si potrà scaricare agevolmente sul PC un software per la gestione e realizzazione delle fatture elettroniche.

Il Sistema di Interscambio (Sdl), realizzato dall’Agenzia delle Entrate, si occupa di verificare e trasmettere la ricevuta al cliente. La verifica avviene mediante il controllo delle informazioni contenute nella fattura, cioè i dati anagrafici, la partita IVA del fornitore e il Codice Fiscale o la Partita Iva del cliente. Questi ultimi devono essere presenti nell’Anagrafe Tributaria. Se il Sdl rintraccia dati scorretti si occupa di scartare la fattura inviando una ricevuta di scarto accompagnata dalla motivazione dello scarto stesso; qualora il Sistema di Interscambia ritenga la ricevuta corretta in ogni sua parte invia invece una ricevuta di recapito.

Cosa può essere errato in una fattura? La compilazione della e-fattura prevede il riempimento di alcuni campi basilari:

• il destinatario: un soggetto della pubblica amministrazione, con inserimento della ragione sociale che permetterà al sistema di scovarlo in automatico, o un soggetto privato, inserendo i dati compresa P.I. e codice identificativo;
• il numero progressivo: appare in automatico e non è modificabile, ovviamente rispetta una sequenza progressiva;
• la data: anch’essa automatica ed immodificabile; inoltre la fattura elettronica deve essere emessa nell’arco di dieci giorni successivi alla prestazione professionale e registrata entro il 15 del mese seguente; tuttavia il documento viene in realtà conservato per i 10 anni a seguire;
• la descrizione: informazione sul servizio o sul prodotto elaborato in maniera sintetica ma chiara;
• l’importo da fatturare: importo e percentuale IVA variabile e selezionabile in base allo specifico caso;
• la data di scadenza: l’ultima data disponibile per saldare la fattura;
• i dati per il bonifico: dati necessari quali IBAN o numero di conto per potere realizzare il pagamento della fattura.

Prodotta la fattura elettronica mediante file XML si dovrà poi apporre la firma elettronica qualificata ed inviarla, attraverso il Sistema d’Interscambio, al destinatario. L’Agenzia delle entrate ha decretato che l’obbligo di emissione della fattura elettronica non riguarda le farmacie, gli operatori sanitari, i medici, le imprese o i singoli lavoratori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario, le società sportive dilettantistiche, i piccoli produttori agricoli o ancora i soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

1 Come funziona per le aziende?

Come è noto, anche le aziende hanno dovuto uniformare il proprio processo di fatturazione alle novità date dall’introduzione obbligatorio della fatturazione elettronica. Naturalmente procedimenti digitali volti a velocizzare i tempi destinati alla fatturazione non potevano che essere accolti positivamente dalle tantissime aziende che, giorno dopo giorno, emettono una quantità incredibile di fatture. Vi sono online inoltre soluzioni specifiche per le aziende, cioè software che permettono la digitalizzazione dei processi amministrativi. Con l’evoluzione al digitale è dunque possibile gestire le fatture durante la compilazione, l’emissione e la ricezione. Anche le comunicazioni con il Sistema di Interscambio vengono automatizzate. Cosa comporta tutto ciò? Sicuramente una grande riduzione di tempo impiegato e costi di gestioni e una maggiore collaborazione tra fornitore, clienti e uffici aziendali. 

A facilitare il processo di controllo ed emissione delle e-fatture è poi la presenza sul mercato di carte prepagate ricaricabili. Esse consentono una migliore gestione delle spese aziendali che possono essere controllate grazie all’imposizione di regole o budget personalizzati per il team di lavoro o per singolo utente. In questo modo si rende accessibile parte del denaro aziendale riuscendo però a tenere monitorate le spese. La gestione delle spese,poi, e la reportistica possono continuamente essere controllate in tempo reale! Tutto ciò facilita di gran lunga la gestione delle ricevute, che possono essere allegate in un istante, e della contabilità, attraverso report settimanali e mensili.

Lo scopo primario dell’introduzione della fatturazione elettronica è la velocizzazione delle operazioni di fatturazione sia per il fornitore sia per l’acquirente. Attraverso la e-fattura inoltre si incrementa l’efficienza dei controlli fiscali, realizzando una vera e propria lotta all’evasione fiscale che, per l’Italia, rappresenta un obiettivo primario. Secondo i dati della CE del 2019, infatti, l’Italia è lo Stato all’interno dell’Unione Europea con un incredibile gap tra IVA dichiarata e IVA versata, si parla di oltre i 35 miliardi di euro. La fatturazione elettronica può facilmente portare le autorità ad intercettare e porre fine alle operazioni ove il gap IVA è più evidente.

Tutta questa serie di velocizzazioni e settorializzazioni dei compiti relativi alla fatturazione digitale permette in definitiva una migliore allocazione delle risorse disponibili destinate alla gestione della spesa pubblica. Bisogna inoltre considerate che con l’introduzione della fatturazione digitale sia gli operatori che i consumatori finali possono sempre ed in qualsiasi momento visionare o acquisire una copia delle proprio fatture siano esse emesse o ricevuto. Questo servizio online è stato infatti messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Infine, ma non meno importante, l’introduzione della e-fattura ha condotto ad una riduzione del consumo di materiale cartaceo, dei costi della stampa, dei costi della spedizione e della marca da bollo.